Organize & Optimize

bild1So viel ist klar: Für ein optimales Arbeitsklima zu sorgen, obliegt vor allem der Führungsebene eines Unternehmens. Denn sie schafft die Grundbedingungen für einen geordneten Arbeitsalltag von der Organisation der Arbeitsabläufe bis hin zu spezifischen Führungsaufgaben wie regelmäßigen Teambesprechungen oder Mitarbeitergesprächen und mehr. Doch auch die Strukturierung und Gestaltung der Büroräume sowie die Büroausstattung haben einen wesentlichen Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter und damit den Erfolg eines Unternehmens.

So können auch Sie in 5 einfachen Schritten Ihr Büro optimieren und damit ein effektiveres und zeitlich effizienteres Arbeiten fördern.

Officeeinrichtung

Nicht weniger wichtig als ein technisch für alle Situationen gerüstetes Büro sind auch ein optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter angepasstes Arbeitsumfeld. Denn auch die Büroeinrichtung hat einen wesentlichen Einfluss auf die Leistungsbereitschaft und damit die Umsätze des Unternehmens.

Ergonomische Richtlinien im Büro
bild2Mit einem auf die ergonomischen Richtlinien abgestimmten Büro beispielsweise können auch Sie Ihr Büro optimieren, was nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität der Angestellten steigert, sondern auch bei Besuchern und Kunden einen guten Eindruck hinterlässt. Ein auf die Augenhöhe abgestimmter Computerbildschirm, ein höhenverstellbarer Bürostuhl und damit eine optimale Körperhaltung machen ein langes Sitzen am Computer nicht nur erträglicher, sondern beugen auch Rückenverspannungen und Konzentrationsleiden vor. Außerdem sollte die Bildschirmauflösung so eingestellt sein, dass auch kleine Buchstaben bequem gelesen werden können. Allgemein gilt: Schwarz-weiße Farbtöne sind für die Augen schonender, als grelle Bildschirmfarben. Arme und Oberkörper sollten beim Bedienen der Maus und der Tastatur zudem einen rechten Winkel bilden, Arme und Schultern sollen bequem auf den Schreibtisch aufzulegen sein, ohne dabei die Schultern oder den Rücken anspannen zu müssen. Positionieren Sie Ihr Telefon so, dass es mit einem Griff bequem zu erreichen ist.

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Organisation


Nichts wirkt sich negativer auf die Produktivität der Mitarbeiter aus, als ein chaotischer Arbeitsplatz. Daher sollte in jedem professionellen Unternehmen regelmäßig für Ordnung gesorgt werden. Das betrifft nicht nur die Büroorganisation in den Büroräumen, sondern auch die Ordnung auf dem eigenen Schreibtisch. Ausreichend Papierkörbe und eine regelmäßige Müllentsorgung sind die Gurndvorraussetzung für einen sauberen Arbeitsplatz. Aber auch genügend Schränke und Stauraum für Ordner, Dokumente und Bürogeräte sollten vorhanden sein, um Ordnung am Arbeitsplatz zu wahren. Sortieren Sie regelmäßig die Dokumente auf Ihrem Schreibtisch, trennen Sie diese nach erledigten, zu erledigenden und zu entsorgenden Dokumenten. Führen Sie sorgfältig beschriftete Ablagen ein, in denen Sie Rechnungen, Briefe und andere Schriftstücke verwalten. Säubern Sie außerdem regelmäßig die Oberfläche Ihres Schreibtisches und verwahren Sie hier wirklich nur die Utensilien, die Sie täglich benötigen. Verstauen Sie alles andere in dafür vorgesehenen Schubladen und Büroschränken.

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Technik

Technisch einwandfrei funktionierende Geräte sind das A und O eines reibungslosen Organisationsablaufs im Büro. Denn nur wer technisch auf dem neusten Stand ist und optimal auf die Bedürfnisse seines Unternehmens ausgerichtete Systemlösungen aufweist, kann seinen Kunden einen zeitnahen und professionellen Service bieten und damit gewinnbringend arbeiten. Eine professionelle technische Büroaustattung (er)spart aber vor allem eins: Ärger und Zeit. Denn nichts ist kontraproduktiver, als beispielsweise ein Kopierer, der mit einem stündlichen Papierstau die Nerven der Mitarbeiter strapaziert, ein Scanner, bei dem in einem zeitaufwendigen Unterfangen jedes zu scannende Blatt einzeln nachgelegt werden muss oder eine Telefonanlage, deren einzelne Anschlüsse ständig belegt sind und damit das Unternehmen für den Kunden unerreichbar macht.

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Arbeitsklima

Was in vielen großen deutschen Unternehmen, vor allem aber in internationalen Unternehmen bereits Gang und Gebe ist, wird besonders von kleineren Unternehmen nicht unbedingt praktiziert: Regelmäßige Teambesprechungen, individuelle Mitarbeitergespräche und gemeinsame Unternehmensausflüge. Doch Sie sind essentiell für die Zufriedenheit und Verbundenheit der Mitarbeiter mit dem Unternehmen. Organisierte Tagesausflüge stärken nicht nur den Teamgeist der Mitarbeiter, sondern sorgen auch dafür, dass sich diese im Unternehmen wohlfühlen, damit dem Unternehmen nicht nur länger erhalten bleiben, sondern auch effektiver arbeiten.

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Extras

Mit kleinen Extras wie einem Getränke- oder Kaffeevollautomaten für das Büro, aber auch mit großzügig im Büro verteilten Wasserspendern, täglich frischem Obst oder gelegentlichen Snacks lassen sich die Mitarbeiter leicht bei Laune halten. Aber auch Angebote und außerbetriebliche Aktivitäten fördern die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich. Überlegen Sie sich, was Ihren Mitarbeitern am Herzen liegt und wie Sie bei der Bürooptimierung die Wünsche Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen können. Starten Sie gegebenfalls eine Mitarbeiterumfrage dazu.

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